Información complementaria
Bases del concurso para la contratación de una empresa encargada de prestar servicios ocasionales de manejo de maquinaria e iluminación escénicas, y de funciones escénicas auxiliares.
1. El servicio a contratar.
1.1. El edificio.
El Baluarte –Palacio de Congresos y Auditorio de Navarra, situado en Pamplona- cuenta con dos salas para la celebración de espectáculos. La llamada Sala Principal tiene un aforo de 1.560 localidades, distribuidas entre un patio con 1.000 y un palco con 560, está dotada de un equipamiento escénico abundante y sofisticado y ofrece la mayor parte de los espectáculos para los que se requiere personal técnico de tramoya, iluminación y funciones auxiliares. La llamada Sala de Cámara tiene un aforo de 445 localidades, todas ellas de patio, y cuenta también con equipamiento escénico.
El anexo a este documento de bases describe de forma sintética el principal equipamiento escénico de cada una de las dos salas citadas.
1.2. Los espectáculos culturales que ofrece:
— En la sala principal se celebran conciertos de música clásica, espectáculos líricos, de danza y teatrales, así como conciertos de músicas actuales y espectáculos de variedades. Se suelen celebrar cada año unos 150 espectáculos, a los que suelen asistir del orden de 175.000 personas(*). Casi todos ellos tienen lugar en la Sala Principal; solamente entre una y dos docenas de ellos se celebran en la sala de cámara,
— También se celebran ocasionalmente en la Sala Principal eventos de otros tipos (presentaciones de productos, grandes reuniones, etc.) que por su naturaleza requieren el empleo de equipamiento escénico. Se suelen celebrar entre 12 y 20 eventos de este tipo, a los que asisten entre 15.000 y 25.000 personas (*),
— En la sala de cámara se celebra un número relativamente reducido de espectáculos culturales, pero alberga a menudo eventos de otros tipos (congresos y reuniones, desfiles de moda, retransmisiones de radio y televisión, etc.) que también requieren el empleo de equipamiento escénico.
La empresa adjudicataria del servicio recibirá con antelación suficiente de Baluarte información detallada sobre el calendario de eventos para los que se van a necesitar sus servicios, para que pueda programar sus recursos y actuaciones sin problemas.
(*) Se facilitan estas cifras a efectos orientativos de orden de magnitud, pero sin que constituyan una garantía de volumen a efectos de la contratación que se saca a concurso.
1.3. Las salas y horarios habituales:
— La mayor parte de los espectáculos comienzan a las 20:00 y su duración oscila entre los 110 y los 150 minutos, incluyendo un intermedio de entre 15 y 25 minutos,
— Ocasionalmente se celebran dos funciones de un mismo espectáculo en el día. En tales casos los horarios se adaptan a las características del espectáculo. Si está dirigido a un público infantil, los horarios de comienzo pueden ser, por ejemplo, a las 17:00 y 19:30; si está dirigido a un público adulto, los horarios de comienzo pueden ser a las 19:00 y a las 22:30.
Lo anterior se refiere a los horarios de celebración de los espectáculos propiamente dichos. Naturalmente, los servicios a contratar comprenden también los preparativos de espectáculos y eventos, que en general duran bastante más tiempo que la celebración de estos últimos. El tiempo que habitualmente se requiere para los montajes oscila entre algunas horas para los conciertos de música clásica y varios días para las funciones de teatro y ópera.
Una actividad que se necesita realizar con mucha frecuencia es el montaje y desmontaje de la concha acústica de la Sala Principal.
1.4. El personal necesario:
La preparación y celebración de los espectáculos requiere, en general, la aportación de técnicos especializados en maquinaria escénica (incluyendo sus sistemas informáticos), tramoya e iluminación. Dependiendo de las características del espectáculo, se necesitan a veces personas especializadas en otros trabajos como utilería, regiduría, sastrería, maquillaje, etc. También se necesita personal auxiliar para cargas y descargas (**). El número de personas necesarias oscila dentro de un intervalo muy amplio, dependiendo de las características de cada espectáculo o evento. Cuando el espectáculo es de una complejidad considerable y requiere la presencia de un número elevado de personas, puede ser necesaria la aportación de un máximo responsable del equipo, para coordinar y dirigir a todos sus miembros.
El personal necesario para cada espectáculo debe participar, en la proporción que se necesite, en el montaje y preparación de cada espectáculo y evento, en su realización y en su desmontaje posterior.
El perfil de las personas que deben actuar debe reunir las características profesionales adecuadas para el desempeño de su especialidad y para su relación con artistas actuantes, técnicos de compañías visitantes, personal de salas y público en general. El personal debe ir uniformado y presentar un aspecto de pulcritud impecable.
El coordinador, cuando se requiera, debe tener un perfil similar, y capacidad además para desempeñar eficazmente la dirección del personal a sus órdenes, al que debe organizar, motivar y controlar.
Los uniformes para todo el personal deberán ser aportados por la empresa adjudicataria del servicio previa aprobación del diseño por Baluarte. La empresa se ocupará además de facilitar al personal de sala el equipo auxiliar y de seguridad adecuado para su actividad (cascos, herramientas diversas, etc.).
El personal estará instruido adecuadamente en los riesgos inherentes a su trabajo, así como en las características del edificio y de su equipamiento, muy especialmente el escénico. Todo el personal estará además adiestrado en cómo realizar evacuaciones de emergencia. En general, el cumplimiento de la normativa de prevención de riesgos del personal y de las propias instalaciones será esencial para la empresa adjudicataria.
(**) Este tipo de personal también se requiere con mucha frecuencia para el traslado de mobiliario que se necesita hacer para el montaje y desmontaje de congresos, ferias y exposiciones.
1.5. Forma de pago del servicio:
La empresa debe presentar una factura mensual por el servicio prestado, que será abonada a sesenta días fecha mediante transferencia o talón nominativo.
2. Características del concurso.
2.1. Presentación de candidaturas:
Las empresas interesadas en este contrato de servicios deberán enviar una carta al director técnico de Baluarte en la que, aparte de manifestar su interés en participar en este concurso, aportarán información detallada sobre sus actividades durante los últimos tres años, volumen de negocio, número de empleados, solvencia económica, etc. Es imprescindible que la documentación aportada refleje su grado de experiencia en la prestación de servicios similares al que se pretende adjudicar mediante este concurso.
La dirección de Baluarte podrá, en vista de la documentación recibida, convocar a alguna de las empresas interesadas con objeto de completar o aclarar dicha información.
2.2. Criterios de selección preliminar de las candidaturas finalistas:
La dirección de Baluarte seleccionará de entre todas las candidaturas presentadas un mínimo de tres y un máximo de cinco finalistas, a quienes solicitará propuestas detalladas de sus condiciones para la prestación del servicio a adjudicar.
A efectos de selección de finalistas, la solvencia económica documentalmente demostrada es una primera condición imprescindible. Se tendrá también en cuenta la experiencia en la prestación de servicios similares y la disponibilidad de personal en cantidad y calidad suficiente para la prestación del servicio.
2.3. Presentación de propuestas detalladas por parte de los finalistas:
La dirección de Baluarte enviará a todos los finalistas un escrito solicitando propuestas detalladas en las que deberán señalar condiciones como precio por hora de presencia del personal para cada una de las actividades solicitadas, influencia si la hubiere de los horarios de prestación del servicio, tarifa para operaciones repetitivas, etc.
La dirección de Baluarte, a la vista de las propuestas recibidas, podrá convocar a alguna de las empresas finalistas para completar o aclarar su propuesta. Se facilitará una visita a los espacios escénicos de Baluarte a las empresas que lo soliciten.
2.4. Adjudicación del contrato:
Serán factores determinantes en la adjudicación del contrato el precio, la experiencia en la prestación de servicios similares y la disponibilidad de personal en cantidad y calidad adecuadas.
La empresa seleccionada finalmente será invitada a suscribir un contrato por 2 años para la prestación del servicio a partir del 15.8.2011. El contrato podrá ser prorrogado por períodos anuales, a voluntad de ambas partes, hasta un máximo de 2 veces (es decir, para prestar sus servicios hasta el 15.8.2015). Para la suscripción y efectividad del contrato la empresa seleccionada deberá presentar una garantía bancaria de cuantía a convenir con Baluarte.
2.5. Calendario aproximado:
Baluarte desea recibir propuestas antes del 20.4.2011.
A partir de esta última fecha la dirección de Baluarte elegirá a las empresas finalistas en el plazo de 3 semanas solicitando no más tarde del 13 de mayo las correspondientes propuestas detalladas, que deberá recibir antes del 3.6.2011.
La empresa finalmente seleccionada será invitada no más tarde del 24 de junio a suscribir el contrato de adjudicación.
2.6. Datos para presentación de candidaturas y envío de propuestas:
Baluarte, Palacio de Congresos y Auditorio de Navarra, S.A., plaza del Baluarte, s/n, 31002 Pamplona, ESPAÑA.
Director Técnico: D. José María Vergara.
Teléfono: +34 948066020.
E-mail:
Jm.vergara@Baluarte.com
Anexo.
Información técnica.
General.
Sala principal.
Sala de cámara.
Sala principal.
Escenario.
Dimensiones: 27.4 m x 21 m (corbata incluida).
Superficie aproximada: 575 m².
Altura desde el escenario hasta el peine: 28 m.
Foso de orquesta:
Foso de orquesta compuesto por una plataforma elevadora de 2,59 m. x 22,68 m. y zona fija bajo corbata del escenario de 2,50 m x 22,68 m.
Superficie aproximada plataforma: 58,74 m².
Superficie aproximada bajo corbata: 56,70 m².
Superficie total aproximada: 115,44 m².
Capacidad aproximada: 100 músicos.
Cámara de conciertos:
Cámara de conciertos compuesta de 7 techos, 7 paneles verticales en cada lateral y una pared de fondo. El ancho en boca es de 20 m. reduciéndose hasta 12,5 m. y tiene 16 m. de fondo. La superficie es 250 m².
Se puede configurar una versión compuesta por 4 techos y 4 paneles laterales. Las dimensiones en este caso son de 20 m. en boca por 15 m. al final y 9.6 m. de fondo.
La superficie de esta versión es de 153 m².
La superficie de la Cámara se puede ampliar utilizando la plataforma del foso de orquesta como prolongación del escenario, en este caso se dispondría de 110 m² adicionales.
Maquinaria escénica:
Escenario:
— 36 varas de 23 m. de longitud motorizadas de control computerizado y velocidad variable máxima 1,2 metros/segundo. Carga máxima 750 kg,
— 35 cortes contrapesados varas de 23 m. de longitud. Carga máxima 500 kg,
— 12 motores puntuales, carga máxima 250 kg. Velocidad variable 1,2 metros/segundo máximo,
— 4 varas laterales tipo panorámica, carga máxima 750 kg. Longitud 6,9 m,
— 1 bambalinón ajustable en altura de 12 m. a 8,70 m,
— 2 arlequines laterales ajustables en anchura de 20 m. a 14 m.
Sala de cámara:
Escenario.
Dimensiones: 14,5 m. x 10,8 m. (corbata incluida).
Superficie aproximada: 156 m².
Altura desde el escenario hasta el peine: 11,6 m.
Maquinaria escénica:
— 14 varas de 13 m. de longitud motorizadas de control computerizado doble velocidad. Carga máxima 500 kg,
— 10 motores puntuales de doble velocidad, carga máxima 500 kg,
— 1 puente de boca ajustable en altura de 5,5 m. a 10 m.