Servicio de Gestión de Documentación del Archivo de Historias Clínicas en el Nuevo Hospital Vital Álvarez Buylla

Gerencia Área Sanitaria VII-Mieres

El objeto del presente contrato es la prestación del servicio de gestión de documentación del archivo de historias clínicas en el Nuevo Hospital Vital Álvarez Buylla, entendiendo por tal tanto la digitalización de las historias clínicas actualmente existentes en papel, como la gestión diaria del archivo clínico mientras se lleva a cabo la digitalización.
El servicio objeto de prestación por el adjudicatario del contrato es el reemplazo de la Historia Clínica en papel por la Historia Clínica Digital, garantizando que durante el periodo de vigencia del contrato, se lleva a cabo una disminución progresiva del papel logrando evolucionar una Historia Clínica Digital, de tal modo que el adjudicatario del contrato deberá proceder a digitalizar la documentación clínica obrante en el archivo de historias clínicas del Hospital Vital Álvarez Buylla, y de toda aquella que se vaya generando en papel durante todo el periodo de vigencia del presente contrato a consecuencia de la actividad asistencial del Nuevo Hospital Vital Álvarez Buylla.

Plazo

El plazo para la recepción de ofertas era de 2014-10-10. La contratación se publicó en 2014-09-11.

Proveedores

Los siguientes proveedores se mencionan en decisiones de adjudicación u otros documentos de contratación:

• Severiano Servicio Móvil, S.A. / Fidelis Servicios Integrales, S.L. UTE

¿A quién?

• Gerencia Área Sanitaria VII-Mieres

¿Cómo?

¿dónde?

• Principado de Asturias › Asturias

Historial de adquisiciones

Fecha	Documento
2014-09-11	Anuncio de licitación
2015-10-23	Anuncio de adjudicación de contrato

Anuncio de licitación (2014-09-11)
Objeto
Alcance de la contratación
Título: Servicios profesionales relacionados con la informática
Cantidad o extensión: 1 320 000
Valor total de la contratación: 1 320 000 💰
Metadatos del anuncio
Idioma original: español 🗣️
Tipo de documento: Anuncio de licitación
Naturaleza del contrato: Servicios
Reglamentación: Unión Europea con participación de Estados ACP
Vocabulario común de contratación pública (CPV)
Código: Servicios profesionales relacionados con la informática 📦

Procedimiento
Tipo de procedimiento: Procedimiento abierto
Tipo de oferta: Oferta para todos los lotes
Criterios de adjudicación
Oferta más económica

Autoridad contratante
Identidad
País: España 🇪🇸
Tipo de poder adjudicador: Oficina/entidad regional o local
Nombre del poder adjudicador: Gerencia Área Sanitaria VII-Mieres
Dirección postal: Santullano, Vistalegre, nº 2
Código postal: 33611
Ciudad postal: Mieres
Contacto
Dirección de internet: http://www.asturias.org 🌏
Correo electrónico: javier.amez@sespa.princast.es 📧
Teléfono: +34 985458500 📞
Fax: +34 985458513 📠

Referencia
Fechas
Fecha de envío: 2014-09-11 📅
Fecha límite de presentación: 2014-10-10 📅
Fecha de publicación: 2014-09-16 📅
Identificadores
Número de anuncio: 2014/S 177-313147
Se refiere al anuncio: 2014/S 47-078727
Número del DO-S: 177
Información complementaria

Se realizará una visita a las instalaciones del Nuevo Hospital Vital Álvarez Buylla.

Objeto
Alcance de la contratación
Breve descripción:

El servicio objeto de prestación por el adjudicatario del contrato es el reemplazo de la Historia Clínica en papel por la Historia Clínica Digital, garantizando que durante el periodo de vigencia del contrato, se lleva a cabo una disminución progresiva del papel logrando evolucionar una Historia Clínica Digital, de tal modo que el adjudicatario del contrato deberá proceder a digitalizar la documentación clínica obrante en el archivo de historias clínicas del Hospital Vital Álvarez Buylla, y de toda aquella que se vaya generando en papel durante todo el periodo de vigencia del presente contrato a consecuencia de la actividad asistencial del Nuevo Hospital Vital Álvarez Buylla.

Duración: 48 meses
Número de referencia: HVAB/14.06
Lugar de ejecución
Emplazamiento principal o lugar de actuación: Nuevo Hospital Vital Álvarez Buylla.

Información jurídica, económica, financiera y técnica
Condiciones de participación
Habilitación para el ejercicio de la actividad profesional:

Información y trámites necesarios para evaluar si se cumplen los requisitos: la indicada en el pliego de cláusulas administrativas particulares.

Situación económica y financiera: La indicada en el pliego de cláusulas administrativas particulares.
Niveles mínimos de normas:

El empresario deberá contar en cada ejercicio con una cifra de anual de negocio que, como mínimo, sea igual o superior a presupuesto de licitación, es decir, 1 200 000 EUR.

Capacidad técnica y profesional: La indicada en el pliego de cláusulas administrativas particulares.
Niveles mínimos de normas:

El empresario deberá estar clasificado en los siguientes grupos:

— grupo M «Servicios especializados», categoría A «Anualidad media inferior a 150 000 EUR», subgrupo 5 «Servicios de bibliotecas, archivos y museos». Se admitirá igualmente la clasificación en una categoría superior a la A;

— grupo V «Servicios de Tecnologías de la Información y de las Comunicaciones», categoría B «Anualidad media igual o superior a 150 000 EUR e inferior a 300 000 EUR», subgrupo 1 «Servicios de captura de información por medios electrónicos, informáticos y telemáticos». Se admitirá igualmente la clasificación en una categoría superior a la B.

Ejecución del contrato
Depósitos y garantías exigidos:

Se exigirá la constitución de una garantía definitiva al adjudicatario del contrato. Esta garantía ascenderá al 5 % del importe de adjudicación.

Principales condiciones de financiación y modalidades de pago y/o referencia a las disposiciones pertinentes por las que se rigen:

Los pagos serán efectuados con carácter mensual, previa presentación de una única factura en la que se detallen los suministros realizados durante el mes que se factura, previa acta de conformidad del responsable del contrato. La factura que emita el adjudicatario ha de cumplir con los requisitos señalados en el Ccpítulo II del Título I del Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. El régimen de pagos al contratista adjudicatario será el recogido en el Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el texto refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

Forma jurídica que adoptará la agrupación de operadores económicos adjudicataria del contrato:

Podrá ser bien de manera individual o mediante una Unión Temporal de Empresarios.

Otras condiciones particulares:

1) Digitalización de las historias clínicas

El servicio objeto de prestación por el adjudicatario del contrato tiene como finalidad lograr el reemplazo de la historia clínica en papel por la Historia Clínica Digital. De este modo, el adjudicatario garantizará que durante el período de vigencia del contrato, se lleva a cabo una disminución progresiva del papel logrando evolucionar una Historia Clínica Digital.

La implantación de la Historia Clínica Digital como forma de almacenaje de la documentación clínica que se genere o ya existente en la actual historia clínica, se deberá llevar a cabo sin que se generen riesgos para la gestión del archivo, que puedan afectar a la actividad asistencial llevada a cabo en el Nuevo Hospital Vital Álvarez Buylla.

Será obligación del adjudicatario el proceder a digitalizar la totalidad de la documentación clínica existente en el archivo del Hospital Vital Álvarez Buylla y de toda aquella que se vaya generando en papel durante todo el período de vigencia del presente contrato.

Las historias clínicas actualmente en custodia por parte del Hospital Vital Álvarez Buylla equivalen a una totalidad de aproximadamente 1 915 metros lineales de documentación clínica, repartida del siguiente modo:

— archivo activo: ocupa aproximadamente un total de 1 400 metros lineales de documentación clínica, la cual deberá ser digitalizada íntegramente por parte del adjudicatario;

— archivo pasivo: ocupa aproximadamente un total de 515 metros lineales de documentación clínica, la cual deberá ser digitalizada siguiente las instrucciones que el órgano de contratación, a través del responsable, dicte al adjudicatario, relacionadas con el expurgo de documentación clínica.

2) Indexación

Será obligación del adjudicatario el desarrollar todas las integraciones que sean necesarias de las herramientas de digitalización que se vayan a utilizar con el sistema de información del Nuevo Hospital Vital Álvarez Buylla (actualmente, Selene®), que permita acceder a los datos básicos de los pacientes para realizar la indexación.

El adjudicatario será el encargado de llevar a cabo la indexación, debiendo detallar en la oferta técnica, el procedimiento y la metodología que utilizará para ello.

3) Metodología de digitalización

El adjudicatario adoptará una metodología para llevar a cabo la digitalización de la documentación clínica que garantice que la misma se lleva a cabo de conformidad con los principios de seguridad, calidad e integridad y confidencialidad, y con estricta sujeción a la normativa vigente sobre protección de datos.

El adjudicatario asumirá la gestión y ejecución de los trabajos de digitalización de las historias clínicas y su integración con el sistema de información del Nuevo Hospital Vital Álvarez Buylla. De este modo, el adjudicatario deberá llevar a cabo todas aquellas acciones que sean necesarias para llevar a cabo la integración de sistemas necesaria para que la información digitalizada se pueda visualizar en el sistema informático de gestión de hospitales del Nuevo Hospital Vital Álvarez Buylla, para lo cual deberá seguir las especificaciones técnicas que por parte del responsable del contrato o por parte del Principado de Asturias, se dicten al respecto.

4) Aportación de estanterías para albergar las Historias Clínicas y carros de transporte

Es obligación del adjudicatario el aportar las estanterías y carros de transporte que sean necesarias para albergar y transportar las Historias Clínicas en papel durante el período de tránsito a la Historia Clínica Digital. Para ello, el adjudicatario podrá hacer uso del actual equipamiento existente en el archivo de Historias Clínicas del Hospital Vital Álvarez Buylla, corriendo a cargo del adjudicatario los costes que se deriven de su desmontaje, traslado, instalación y puesta en funcionamiento del mismo en el Nuevo Hospital Vital Álvarez Buylla, al igual que su mantenimiento durante todo el período de vigencia del contrato.

5) Medidas de garantía de la confidencialidad

El adjudicatario deberá implantar las medidas de seguridad necesarias para cumplir con lo dispuesto en los apartados 5 y 7 del artículo 81 del Real Decreto 1720/2007, de 13 de diciembre, por el que se aprueba el Reglamento de Desarrollo de la Ley Orgánica de Protección de Datos de Carácter Personal, y que se especifican en el título VIII de la misma norma. Si durante el período de vigencia del contrato, la normativa en materia de confidencialidad se viese modificada, el adjudicatario habrá de adoptar todas aquellas medidas que fuesen necesarias para adaptarse a la nueva normativa.

El adjudicatario accederá a determinada información clínica obrante en el archivo de historias clínicas del Hospital Vital Álvarez Buylla, de conformidad con lo dispuesto en el apartado T.1 del presente cuadro. Dicho acceso se permite con la única y exclusiva finalidad de llevar a cabo la digitalización de la documentación clínica y de llevar a cabo la gestión ordinaria del archivo clínico en la parte relacionada con la documentación clínica en papel mientras se procede a su digitalización. Queda prohibido cualquier tratamiento de datos que se realice por parte del adjudicatario para finalidades distintas a las mencionadas anteriormente, al igual que toda cesión y/o comunicación de los mismos a otras personas.

Una vez finalizada la relación contractual entre el adjudicatario y el Área Sanitaria VII, éste deberá proceder a la destrucción y/o devolución de todos aquellos datos o documentación y soportes en los que conste algún dato de carácter personal, y a los que ha accedido durante la prestación del servicio. A tales efectos, una vez finalizada la prestación del servicio deberá certificara la citada destrucción, entregando el certificado al órgano de contratación a través del responsable del contrato. La destrucción de la documentación en papel se deberá llevar a cabo de conformidad con lo dispuesto en la norma DIN 66399 para destrucción de soporte de datos (o normativa técnica que la sustituyese durante el período de vigencia del contrato). y la norma UNE-EN 15713:2010 sobre destrucción segura del material confidencial (o normativa técnica que la sustituyese durante el periodo de vigencia del contrato).

6) Expurgo de documentación clínica

Con carácter previo a la digitalización de la documentación clínica, el adjudicatario deberá llevar a cabo el expurgo de determinada documentación clínica, entendiendo por tal el proceso de evaluación crítica y selección de los soportes y tipos documentales de la historia clínica, que reúnan las mejores condiciones de testimonio e información para determinada la continuidad de su conservación y la retirada o destrucción de aquella documentación que no sea esencial para poder reconstruir cada episodio asistencial. El expurgo de la documentación clínica se realizará de conformidad con las instrucciones que el órgano de contratación, a través del responsable, dicte al adjudicatario.

7) Gestión del archivo clínico

Durante el período del contrato, y en tanto se procede a digitalizar las historias clínicas, el adjudicatario del contrato prestará el servicio de gestión del archivo clínico, el cual comprenderá la realización de todas aquellas tareas relacionadas con el préstamo y devolución de las historias clínicas, al igual que la gestión de duplicados de historias clínicas, morosos y la integración de documentación clínica que se encuentre suelta, bien por generarse por la atención sanitaria urgente o bien por no encontrarse recogida en la historia clínica.

8) Control del servicio

El órgano de contratación se reserva el derecho a poder lleva a cabo cualquier inspección del archivo clínico durante todo el período de vigencia del presente contrato, bien de modo directo, o bien a través del responsable del contrato o persona en la que delegue. Este control se tendrá por objeto el garantizar que el servicio se está cumpliendo de conformidad con lo dispuesto en el pliego de prescripciones técnicas, y el grado de cumplimiento de la oferta técnica presentada por el licitador, de modo que se garantice la calidad en la prestación del servicio.

El control se materializará a través de inspecciones físicas de las instalaciones del archivo clínico, auditorias, solicitud de informes de obligado cumplimiento por el adjudicatario, o bien de aquellas otras medidas que se hubiesen propuesto en la proposición técnica por parte del licitador.

El resultado de esta actividad de control se comunicará al adjudicatario con la finalidad de que éste pueda adoptar las medidas que sean necesarias para mejorar la calidad del servicio, sin perjuicio de que, en caso de detectase graves anomalías en la ejecución del contrato pueda iniciarse el procedimiento de resolución del mismo. Se entenderá por tales anomalías los supuestos previstos en el apartado 14 de pliego de cláusulas administrativas particulares del presente contrato, lo dispuesto en el apartado Ñ.2.3. del presente Cuadro de Características y lo dispuesto en los artículos 223 y 308 del Real Decreto Legislativo 3/2011, de 14 de noviembre, por el que se aprueba el Texto Refundido de la Ley de Contratos del Sector Público.

Este control del servicio, también se manifestará a través de todas aquellas instrucciones que el órgano de contratación dicte al adjudicatario en materia de tratamiento de la documentación clínica gestionada y/o ha digitalizar, que serán de obligado cumplimiento por parte del adjudicatario.

Nombres y cualificaciones profesionales del personal ✅

Procedimiento
Plazo de validez de la oferta: 6 meses
Fecha de apertura de ofertas: 2014-10-16 📅
Lugar de apertura: Aula de docencia del Nuevo Hospital Vital Álvarez Buylla.
Lugar: Aula de docencia del Nuevo Hospital Vital Álvarez Buylla.
Información sobre las personas autorizadas y el procedimiento de apertura:

Las personas que designe el licitador y todas las personas interesadas en el procedimiento.

Lenguas
Lengua: español 🗣️

Autoridad contratante
Contacto
Punto de contacto: Contratación Administrativa
Javier García Amez
Nombre: Hospital Vital Álvarez Buylla
Dirección postal: Vistalegre, nº 2
Ciudad postal: Santullano
Teléfono: +34 985458504 📞
URL de participación: http://www.asturias.org 🌏

Referencia
Fechas
Fecha de publicación: 2014-03-07 📅
Identificadores
Número de referencia atribuido por el poder adjudicador: HVAB/14.06
Número de anuncio en el DO S: 2014/S 47-078727

Información complementaria
Órgano de revisión
Nombre: Tribunal Administrativo Central de Recursos Contractuales
Dirección postal: Avenida General Perón, 38, 3ª planta
Ciudad postal: Madrid
Código postal: 28020
País: España 🇪🇸
Correo electrónico: tribunal_recursos.contratos@minhap.es 📧
Teléfono: +34 913491446 📞
Fax: +34 913491441 📠
Servicio del que puede obtenerse información sobre el procedimiento de recurso
Nombre: Contratación Administrativa
Dirección postal: Vistalegre, nº 2
Ciudad postal: Santullano
Código postal: 33611
Teléfono: +34 985458500 📞
Fax: +34 985458513 📠
Fuente: OJS 2014/S 177-313147 (2014-09-11)

Anuncio de adjudicación de contrato (2015-10-23)
Objeto
Alcance de la contratación
Valor total de la contratación: 1 320 000 💰
Metadatos del anuncio
Tipo de documento: Anuncio de adjudicación de contrato

Procedimiento
Tipo de oferta: No procede

Autoridad contratante
Identidad
Nombre del poder adjudicador: Gerencia Área Sanitaria VII — Mieres
Contacto
Correo electrónico: javier.amez@sespa.es 📧

Referencia
Fechas
Fecha de envío: 2015-10-23 📅
Fecha de publicación: 2015-10-28 📅
Identificadores
Número de anuncio: 2015/S 209-380250
Se refiere al anuncio: 2014/S 177-313147
Número del DO-S: 209
Información complementaria
20 % del importe del contrato.

Objeto
Alcance de la contratación
Valor estimado sin IVA: 780 000 💰
1 080 000 💰

Procedimiento
Criterios de adjudicación
Criterio: 1. Proyecto técnico (40)
2. Recursos humanos (15)
3. Recursos materiales (5)
4. Oferta económica (40)

Adjudicación del contrato
Fecha de celebración del contrato: 2015-10-16 📅
Nombre: Severiano Servicio Móvil, S.A. / Fidelis Servicios Integrales, S.L. UTE
Dirección postal: Plgo. Os Airos, fase 2, parcela 4
Ciudad postal: As Pontes
Código postal: 15320
País: España 🇪🇸
Correo electrónico: concursos@serviciomovil.com 📧
Información sobre licitaciones
Número de ofertas recibidas: 6

Información complementaria
Órgano de revisión
Información sobre los plazos de procedimientos de recurso:

15 días, a contar desde el siguiente al que los licitadores han recibido la resolución de adjudicación.

Servicio del que puede obtenerse información sobre el procedimiento de recurso
Dirección postal: Vistalegre, número 2
Fuente: OJS 2015/S 209-380250 (2015-10-23)

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Servicios TI: consultoría, desarrollo de software, Internet y apoyo (>20 nuevas adquisiciones)

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