The scope of the present invitation to tender is to obtain services in the field of organisation and management of events.
This contract will cover the design, preparation, delivery, and post-evaluation of the events requested by the Office in any location worldwide, although predominantly at the Office headquarters in Alicante (Spain). It also includes the provision of various related auxiliary services that enable the support to a comprehensive management of any events at the locations requested by the Office.
Plazo
El plazo para la recepción de ofertas era de 2022-02-07.
La contratación se publicó en 2021-12-21.
Proveedores
Los siguientes proveedores se mencionan en decisiones de adjudicación u otros documentos de contratación:
Objeto Alcance de la contratación
Título: Logistical Support for Events
AO/013/21
Productos/servicios: Servicios de eventos📦
Productos/servicios: QA11
📦
Productos/servicios: QA12
📦
Breve descripción:
“The scope of the present invitation to tender is to obtain services in the field of organisation and management of events.
This contract will cover the...”
Breve descripción
The scope of the present invitation to tender is to obtain services in the field of organisation and management of events.
This contract will cover the design, preparation, delivery, and post-evaluation of the events requested by the Office in any location worldwide, although predominantly at the Office headquarters in Alicante (Spain). It also includes the provision of various related auxiliary services that enable the support to a comprehensive management of any events at the locations requested by the Office.
1️⃣
Lugar de ejecución: Alicante/Alacant🏙️
Emplazamiento principal o lugar de actuación: Avenida de Europa 4, 03008 Alicante, SPAIN.
Descripción de la contratación:
“The contractor for the logistical support for events must have the capability to meet the Office’s needs in terms of supporting the organisation and...”
Descripción de la contratación
The contractor for the logistical support for events must have the capability to meet the Office’s needs in terms of supporting the organisation and coordination of events on the Office’s premises and at any location worldwide. Events (as defined in section 4 of annex II – Technical Specifications) may be presential, virtual (online) or a combination of the two (hybrid). Additionally, the external service provider must be in a position to set up and manage a network of partners/subcontractors to provide the full package of activities for any event. It will also have to work in coordination with a number of services already available at the Office, such as the travel agency, reprography, cleaning, maintenance and security services, which are currently used in the organisation of events, as explained in section 5.7 of annex II – Technical Specifications.
The scope of the contract includes the provision of operational services and additional services related to support for managing events. The operational support services, described in detail in section 6 of annex II (section 5.7 applies), will be provided regularly. They include, but are not limited to, the following:
— Logistical support for event management:
• coordination with the Office’s available services;
• local support for events;
• support for and advice on event design;
• support for the reservation and management of event venues;
• support for participant management;
• support for logistics and transport for event participants;
• support in drafting the event documentation;
• support in desktop publishing and website creation for the events;
• support in promoting the event;
• provision of support staff for events;
• provision of host/hostess services;
• provision of audiovisual equipment and voting systems, including technical assistance for them (for events taking place outside the EUIPO Campus, if not included in the rental of the venue);
• provision of broadcasting and streaming equipment, including the technical assistance for them (for events taking place outside the EUIPO Campus);
• provision of translation services in exceptional circumstances, such as due to urgency or unavailability of the Translation Centre services (see Article 148 Regulation (EU) 2017/2001);
• provision of interpretation services;
• logistical support, where applicable, for the catering services for events;
• provision of external catering services for events;
• provision of promotional material for events;
• logistical support for and/or provision of manufacture and set-up of exhibition stands;
• provision of rented furniture;
• provision of cleaning services;
• provision of technical services related to the logistical support for events;
• support for the quality control of events, including the assessment and evaluation of events;
• any other service required for ensuring adequate support for the management of an event;
— Provision of management and quality control of:
• meeting rooms,
• flags.
The additional services that may be occasionally requested by the Office are described in detail in section 7 of annex II – Technical Specifications.
In principle, the contractor will provide the services from its own premises, which must be located within a manageable distance from the EUIPO headquarters (see section 5.1 of annex II for more information).
Ver más Criterios de adjudicación
El precio no es el único criterio de adjudicación y todos los criterios se establecen únicamente en los pliegos de la contratación
Alcance de la contratación
Valor total estimado sin IVA: EUR 20 000 000 💰
Duración del contrato, acuerdo marco o sistema dinámico de adquisición
El plazo que figura a continuación se expresa en número de meses.
Descripción
Duración: 48
Información complementaria:
“On 14 January 2022 at 11:00 (GMT+1), an on-site visit will be held at the Office’s premises in Avenida de Europa, 4, 03008 Alicante, SPAIN.
A maximum of two...”
Información complementaria
On 14 January 2022 at 11:00 (GMT+1), an on-site visit will be held at the Office’s premises in Avenida de Europa, 4, 03008 Alicante, SPAIN.
A maximum of two representatives per tenderer may attend. For organisational and security reasons, the tenderer must provide the full name(s) and ID or passport number of the representatives at least two working days in advance to: procurement@euipo.europa.eu.
Información jurídica, económica, financiera y técnica Situación económica y financiera
Criterios de selección establecidos en los pliegos de la contratación
Capacidad técnica y profesional
Criterios de selección establecidos en los pliegos de la contratación
Procedimiento Tipo de procedimiento
Procedimiento abierto
Información sobre un acuerdo marco o un sistema dinámico de adquisición
Acuerdo marco con varios operadores
Descripción
Número máximo previsto de participantes en el acuerdo marco: 2
Información administrativa
Plazo de recepción de las ofertas o solicitudes de participación: 2022-02-07
13:00 📅
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: búlgaro 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: checo 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: danés 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: alemán 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: griego 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: inglés 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: español 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: estonio 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: finés 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: francés 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: irlandés 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: croata 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: húngaro 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: italiano 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: lituano 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: letón 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: maltés 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: neerlandés 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: polaco 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: portugués 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: rumano 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: eslovaco 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: esloveno 🗣️
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: sueco 🗣️
El plazo que figura a continuación se expresa en número de meses.
Plazo mínimo durante el cual el licitador debe mantener la oferta: 9
Condiciones de apertura de las ofertas: 2022-02-08
11:00 📅
Condiciones de apertura de las ofertas (lugar): Avenida de Europa 4, 03008 Alicante, SPAIN.
Condiciones de apertura de las ofertas (Información sobre las personas autorizadas y procedimiento de apertura):
“Each tenderer may send up to two representatives. The Office should be informed by fax on +34 965138500 or by e-mail to procurement@euipo.europa.eu of the...”
Condiciones de apertura de las ofertas (Información sobre las personas autorizadas y procedimiento de apertura)
Each tenderer may send up to two representatives. The Office should be informed by fax on +34 965138500 or by e-mail to procurement@euipo.europa.eu of the names and identity document numbers of the visitors before 4 February 2022.
Información complementaria Información sobre flujos de trabajo electrónicos
Se utilizarán pedidos electrónicos
Se aceptará la facturación electrónica
Información complementaria
“The tender documents will be available for download at the address indicated under Heading I.3). The website will be updated regularly and it is the...”
The tender documents will be available for download at the address indicated under Heading I.3). The website will be updated regularly and it is the tenderers' responsibility to check for updates, modifications or answers to questions during the tendering period.
In case of unavailability or disruptions in the functioning of the electronic means of communication provided in Section I.3) in the last five calendar days before the time limit for receipt indicated in Section IV.2.2), the contracting authority reserves the right to extend this time limit and publish the extension at the Internet address provided in Section I.3), without a preceding publication of a corrigendum to this notice. Economic operators interested in this procurement are invited to subscribe to the call for tenders at the address in Section I.3) in order to get notified when new information or documents are published.
Ver más Órgano de revisión
Nombre: General Court
Dirección postal: rue du Fort Niedergrünewald
Ciudad postal: Luxembourg
Código postal: L-2925
País: Luxemburgo 🇱🇺
Teléfono: +352 4303-1📞
Correo electrónico: generalcourt.registry@curia.europa.eu📧
Fax: +352 4303-2100 📠
URL: http://curia.europa.eu🌏 Organismo responsable de los procedimientos de mediación
Nombre: European Ombudsman
Dirección postal: 1 avenue du Président Robert Schuman, PO Box 403
Ciudad postal: Strasbourg
Código postal: 67001
País: Francia 🇫🇷
Teléfono: +33 388172313📞
Correo electrónico: eo@ombudsman.europa.eu📧
URL: http://ombudsman.europa.eu🌏 Procedimiento de revisión
Información precisa sobre los plazos de los procedimientos de revisión:
“Within two months of the notification to the plaintiff, or, in absence thereof, of the day on which it came to the knowledge.”
Fuente: OJS 2021/S 255-672759 (2021-12-21)
Anuncio de adjudicación de contrato (2022-04-13) Autoridad contratante Nombre y dirección
Dirección postal: Avenida de Europa, 4
Objeto Alcance de la contratación
Valor total de la contratación (IVA excluido): EUR 20 000 000 💰
Descripción
Descripción de la contratación:
“The contractor for the logistical support for events must have the capability to meet the Office’s needs in terms of supporting the organisation and...”
Descripción de la contratación
The contractor for the logistical support for events must have the capability to meet the Office’s needs in terms of supporting the organisation and coordination of events on the Office’s premises and at any location worldwide. Events (as defined in Section 4 of Annex II – Technical specifications) may be presential, virtual (online) or a combination of the two (hybrid). Additionally, the external service provider must be in a position to set up and manage a network of partners/subcontractors to provide the full package of activities for any event. It will also have to work in coordination with a number of services already available at the Office, such as the travel agency, reprography, cleaning, maintenance and security services, which are currently used in the organisation of events, as explained in Section 5.7 of Annex II – Technical specifications.
The scope of the contract includes the provision of operational services and additional services related to support for managing events. The operational support services, described in detail in Section 6 of Annex II (Section 5.7 applies), will be provided regularly. They include, but are not limited to, the following.
— Logistical support for event management:
• coordination with the Office’s available services;
• local support for events;
• support for and advice on event design;
• support for the reservation and management of event venues;
• support for participant management;
• support for logistics and transport for event participants;
• support in drafting the event documentation;
• support in desktop publishing and website creation for the events;
• support in promoting the event;
• provision of support staff for events;
• provision of host/hostess services;
• provision of audiovisual equipment and voting systems, including technical assistance for them (for events taking place outside the EUIPO Campus, if not included in the rental of the venue);
• provision of broadcasting and streaming equipment, including the technical assistance for them (for events taking place outside the EUIPO Campus);
• provision of translation services in exceptional circumstances, such as due to urgency or unavailability of the Translation Centre services (see Article 148 Regulation (EU) 2017/2001);
• provision of interpretation services;
• logistical support, where applicable, for the catering services for events;
• provision of external catering services for events;
• provision of promotional material for events;
• logistical support for and/or provision of manufacture and set-up of exhibition stands;
• provision of rented furniture;
• provision of cleaning services;
• provision of technical services related to the logistical support for events;
• support for the quality control of events, including the assessment and evaluation of events;
• any other service required for ensuring adequate support for the management of an event.
— Provision of management and quality control of:
• meeting rooms,
• flags.
The additional services that may be occasionally requested by the Office are described in detail in Section 7 of Annex II – Technical specifications.
In principle, the contractor will provide the services from its own premises, which must be located within a manageable distance from the EUIPO headquarters (see Section 5.1 of Annex II for more information).
Ver más Criterios de adjudicación
Criterio de calidad (nombre): As stated in the procurement documents
Criterio de calidad (ponderación): 70
Precio (ponderación): 30
Procedimiento Información sobre el acuerdo marco
La contratación implica el establecimiento de un acuerdo marco
Información administrativa
Publicación anterior sobre este procedimiento: 2021/S 255-672759
Adjudicación del contrato
1️⃣
Número de contrato: 4020220049
Título: Logistical Support for Events
Fecha de celebración del contrato: 2022-04-12 📅
Información sobre licitaciones
Número de ofertas recibidas: 4
Número de ofertas recibidas de PYME: 4
Número de ofertas recibidas de licitadores de otros Estados miembros de la UE: 3
Número de ofertas recibidas de licitadores de Estados no miembros de la UE: 0
Número de ofertas recibidas por medios electrónicos: 4
Nombre y dirección del contratista
Nombre: Pomilio Blumm Srl
Número de registro nacional: PE-83649
Dirección postal: Via Venezia 4
Ciudad postal: Pescara
Código postal: 65121
País: Italia 🇮🇹
Región: Pescara 🏙️
El contratista es una PYME ✅ Información sobre el valor del contrato/lote (sin IVA)
Valor total estimado del contrato/lote: EUR 20 000 000 💰
Valor total del contrato/lote: EUR 20 000 000 💰
2️⃣
Número de contrato: 4020220050
Fecha de celebración del contrato: 2022-04-13 📅
Información sobre licitaciones
El contrato se ha adjudicado a un grupo de operadores económicos ✅ Nombre y dirección del contratista
Nombre: Esatur XXI S.L.
Número de registro nacional: B53874145
Dirección postal: Calle Arzobispo Loaces 3
Ciudad postal: Alicante
Código postal: 03003
País: España 🇪🇸
Región: Alicante/Alacant🏙️
Nombre: Meddiaproduxxion S.L.U.
Número de registro nacional: B60188752
Dirección postal: Avenida Diagonal 177
Ciudad postal: Barcelona
Código postal: 08018
Región: Barcelona🏙️ Información sobre el valor del contrato/lote (sin IVA)
Valor total estimado del contrato/lote: EUR 20 000 000 💰
Valor total del contrato/lote: EUR 20 000 000 💰