Logistical Support for Events

European Union Intellectual Property Office (EUIPO)

The scope of the present invitation to tender is to obtain services in the field of organisation and management of events.
This contract will cover the design, preparation, delivery, and post-evaluation of the events requested by the Office in any location worldwide, although predominantly at the Office headquarters in Alicante (Spain). It also includes the provision of various related auxiliary services that enable the support to a comprehensive management of any events at the locations requested by the Office.

Plazo

El plazo para la recepción de ofertas era de 2022-02-07. La contratación se publicó en 2021-12-21.

Proveedores

Los siguientes proveedores se mencionan en decisiones de adjudicación u otros documentos de contratación:

¿A quién?

• European Union Intellectual Property Office (EUIPO)

¿Cómo?

• Servicios de organización de exposiciones, ferias y congresos › Servicios de eventos

¿dónde?

• Comunitat Valenciana › Alicante/Alacant

Historial de adquisiciones

Fecha	Documento
2021-12-21	Anuncio de licitación
2022-04-13	Anuncio de adjudicación de contrato

Anuncio de licitación (2021-12-21)
Objeto
Alcance de la contratación
Título: Apoyo logístico para eventos
Número de referencia: AO/013/21
Breve descripción:

Formålet med nærværende udbud er at indhente tjenesteydelser på området for tilrettelæggelse og forvaltning af arrangementer. Kontrakten vil omfatte projektering, forberedelse, levering og efterfølgende evaluering af de arrangementer, som Kontoret anmoder på lokaliteter overalt i verden, dog hovedsageligt på Kontorets hovedkvarter i Alicante (Spanien). Den omfatter desuden levering af forskellige beslægtede hjælpetjenester, der muliggør støtte til en omfattende forvaltning af arrangementer på de lokaliteter, som kontoret anmoder om.

Metadatos del anuncio
Idioma original: inglés 🗣️
Tipo de documento: Anuncio de licitación
Naturaleza del contrato: Servicios
Reglamentación: Institución/organismo descentralizado europeo u organización internacional
Vocabulario común de contratación pública (CPV)
Código: Servicios de eventos 📦
Lugar de ejecución
Región NUTS: Alicante/Alacant 🏙️

Procedimiento
Tipo de procedimiento: Procedimiento abierto
Tipo de oferta: Oferta para todos los lotes
Criterios de adjudicación
Oferta más económica

Autoridad contratante
Identidad
País: España 🇪🇸
Tipo de poder adjudicador: Institución/organismo descentralizado europeo u organización internacional
Nombre del poder adjudicador: Den Europæiske Unions Kontor for Intellektuel Ejendomsret (EUIPO)
Dirección postal: Avenida de Europa 4
Código postal: 03008
Ciudad postal: Alicante
Contacto
Dirección de internet: https://euipo.europa.eu/ohimportal/en/public-procurement 🌏
Correo electrónico: procurement@euipo.europa.eu 📧
URL de los documentos: https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-display.html?cftId=9800 🌏
URL de participación: https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-display.html?cftId=9800 🌏

Referencia
Fechas
Fecha de envío: 2021-12-21 📅
Fecha límite de presentación: 2022-02-07 📅
Fecha de publicación: 2021-12-31 📅
Identificadores
Número de anuncio: 2021/S 255-672759
Número del DO-S: 255
Información complementaria

Den 14.1.2022 kl. 11.00 (GMT+1) vil der blive afholdt et besøg på stedet i kontorets lokaler på Avenida de Europa, 4, 03008 Alicante, SPANIEN. Højst 2 repræsentanter pr. tilbudsgiver må deltage. Af organisatoriske og sikkerhedsmæssige årsager skal tilbudsgiveren fremlægge det eller de fulde navn(e) og ID- eller pasnummer på repræsentanterne mindst 2 arbejdsdage i forvejen til: procurement@euipo.europa.eu

Objeto
Alcance de la contratación
Breve descripción:

Formålet med nærværende udbud er at indhente tjenesteydelser på området for tilrettelæggelse og forvaltning af arrangementer.

Kontrakten vil omfatte projektering, forberedelse, levering og efterfølgende evaluering af de arrangementer, som Kontoret anmoder på lokaliteter overalt i verden, dog hovedsageligt på Kontorets hovedkvarter i Alicante (Spanien). Den omfatter desuden levering af forskellige beslægtede hjælpetjenester, der muliggør støtte til en omfattende forvaltning af arrangementer på de lokaliteter, som kontoret anmoder om.

Valor total estimado: 20 000 000 EUR 💰
Breve descripción:

Kontrahenten, der vælges til logistisk støtte til arrangementer, skal have kapacitet til at opfylde Kontorets behov, hvad angår støtte til tilrettelæggelse og koordinering af arrangementer i kontorets lokaler og på enhver lokalitet i verden. Begivenhederne (som defineret i afsnit 4 i bilag II — Tekniske specifikationer) kan være med fysisk fremmøde, virtuelle (online) eller en kombination af de to (hybrid). Derudover skal den eksterne tjenesteyder være i stand til at etablere og forvalte et netværk af partnere/underkontrahenter, der kan levere en komplet aktivitetspakke til alle anledninger. Vedkommende vil desuden skulle arbejde sammen med en række tjenester, der allerede står til kontorets rådighed, såsom rejsebureauet, reprografi, rengøring, vedligeholdelses- og sikkerhedstjenester, der i øjeblikket anvendes i tilrettelæggelsen af arrangementer, som forklaret i afsnit 5.7 i bilag II — Tekniske specifikationer.

Kontrakten omfatter levering af operationelle tjenesteydelser og yderligere tjenesteydelser i forbindelse med støtte til forvaltning af arrangementer. De operationelle støttetjenester, der er nærmere beskrevet i afsnit 6 i bilag II (punkt 5.7 finder anvendelse), vil skulle leveres regelmæssigt. De omfatter, men er ikke begrænset til, følgende:

— Logistisk støtte til arrangementsstyring:

• koordinering med Kontorets tjenester

• lokal støtte til arrangementer

• støtte til og rådgivning om tilrettelæggelse af arrangementer

• støtte til reservation og forvaltning af arrangementer

• støtte til deltagerforvaltning

• støtte til logistik og transport for deltagere i arrangementer

• støtte til udarbejdelse af dokumentation om arrangementer

• støtte til oprettelse af desktoppublikationer og websteder til arrangementerne

• PR-støtte i forbindelse med arrangementer

• levering af støttepersonale til arrangementer

• levering af vært-/værtindestjenester

• levering af av-udstyr og afstemningssystemer, herunder teknisk bistand desangående (til arrangementer, der finder sted uden for EUIPO-campussen, hvis de ikke indgår i lejen af lokaliteten)

• levering af udsendelses- og streamingudstyr, herunder teknisk bistand desangående (til arrangementer, der finder sted uden for EUIPO-campussen)

• levering af oversættelsestjenester under ekstraordinære omstændigheder, f.eks. på grund af uopsættelighed eller manglende tilgængelighed af Oversættelsescentrets tjenester (jf. artikel 148 i forordning (EU) 2017/2001)

Levering af tolketjenester

• i givet fald logistisk støtte til catering i forbindelse med arrangementer

• levering af eksterne cateringtjenester til arrangementer

• levering af PR-materiale til arrangementer

• logistisk støtte til og/eller frem- og opstilling af udstillingsstande

• levering af lejede møbler

Levering af rengøringstjenester

• levering af tekniske tjenester forbundet med logistisk støtte til arrangementer

• støtte til kvalitetskontrol af arrangementer, herunder vurdering og evaluering af arrangementer

• enhver anden tjeneste, der er nødvendig for at sikre passende støtte til forvaltningen af et arrangement

— Levering af forvaltning og kvalitetskontrol af:

• mødelokaler

• flag.

De yderligere tjenesteydelser, som kontoret lejlighedsvis kan anmode om, er nærmere beskrevet i afsnit 7 i bilag II — Tekniske specifikationer.

I princippet skal kontrahenten levere tjenesteydelserne fra sine egne lokaler, der skal være beliggende inden for en overskuelig afstand fra EUIPO's hovedkvarter (se afsnit 5.1 i bilag II for yderligere oplysninger).

Valor estimado sin IVA: 20 000 000 EUR 💰
Duración: 48 meses
Información complementaria:

Den 14.1.2022 kl. 11.00 (GMT+1) vil der blive afholdt et besøg på stedet i kontorets lokaler på Avenida de Europa, 4, 03008 Alicante, SPANIEN.

Højst 2 repræsentanter pr. tilbudsgiver må deltage. Af organisatoriske og sikkerhedsmæssige årsager skal tilbudsgiveren fremlægge det eller de fulde navn(e) og ID- eller pasnummer på repræsentanterne mindst 2 arbejdsdage i forvejen til: procurement@euipo.europa.eu

Vocabulario común de contratación pública (CPV)
Código CPV suplementario: QA11
QA12
Lugar de ejecución
Emplazamiento principal o lugar de actuación: Avenida de Europa 4, 03008 Alicante, SPANIEN.

Procedimiento
Base jurídica: 32018R1046
Número de participantes previsto: 2
Hora de recepción de las ofertas: 13:00
Lenguas en las que pueden presentarse las ofertas o solicitudes de participación: búlgaro 🗣️
checo 🗣️

+ 22 más

danés 🗣️
alemán 🗣️
griego 🗣️
inglés 🗣️
español 🗣️
estonio 🗣️
finés 🗣️
francés 🗣️
irlandés 🗣️
croata 🗣️
húngaro 🗣️
italiano 🗣️
lituano 🗣️
letón 🗣️
maltés 🗣️
neerlandés 🗣️
polaco 🗣️
portugués 🗣️
rumano 🗣️
eslovaco 🗣️
esloveno 🗣️
sueco 🗣️

Plazo de validez de la oferta: 9 meses
Fecha de apertura de ofertas: 2022-02-08 📅
Hora de apertura de ofertas: 11:00
Lugar: Avenida de Europa 4, 03008 Alicante, SPANIEN.
Información complementaria:

Hver tilbudsgiver kan sende op til 2 repræsentanter. Kontoret skal underrettes pr. fax på +34 965138500 eller pr. e-mail procurement@euipo.europa.eu om de besøgendes navne og id-dokumentnumre inden den 4.2.2022.

Autoridad contratante
Identidad
Número de registro nacional: V-03965324
Contacto
URL de los documentos: https://etendering.ted.europa.eu/cft/cft-display.html?cftId=9800 🌏

Referencia
Información complementaria

Udbudsmaterialet kan downloades fra adressen anført ovenfor i punkt I.3). Webstedet vil blive opdateret løbende, og det er tilbudsgivernes ansvar at kontrollere, om der er opdateringer og ændringer i udbudsperioden.

I tilfælde af manglende tilgængelighed eller forstyrrelser i driften af de elektroniske kommunikationsmidler, der er angivet i afsnit I.3), inden for de sidste fem kalenderdage før fristen for modtagelse angivet i afsnit IV.2.2), forbeholder den ordregivende myndighed sig retten til at forlænge denne frist og offentliggøre udvidelsen på internetadressen anført i afsnit I.3) uden forudgående offentliggørelse af en berigtigelse til denne bekendtgørelse. Økonomiske aktører, der er interesserede i dette udbud, opfordres til at tilmelde sig udbuddet på adressen i afsnit I.3) for at blive underrettet, når nye oplysninger eller dokumenter offentliggøres.

Información complementaria
Órgano de revisión
Nombre: Retten
Dirección postal: Rue du Fort Niedergrünewald
Ciudad postal: Luxembourg
Código postal: L-2925
País: Luxemburgo 🇱🇺
Teléfono: +352 4303-1 📞
Correo electrónico: generalcourt.registry@curia.europa.eu 📧
Fax: +352 4303-2100 📠
Dirección de internet: http://curia.europa.eu 🌏
Información sobre los plazos de procedimientos de recurso:

Senest to måneder efter meddelelse til klageren eller, i mangel heraf, efter den dag, sagen er taget til efterretning.

Organismo responsable de los procedimientos de mediación
Nombre: Den Europæiske Ombudsmand
Dirección postal: 1 avenue du Président Robert Schuman, PO Box 403
Ciudad postal: Strasbourg
Código postal: 67001
País: Francia 🇫🇷
Teléfono: +33 388172313 📞
Correo electrónico: eo@ombudsman.europa.eu 📧
Dirección de internet: http://ombudsman.europa.eu 🌏
Fuente: OJS 2021/S 255-672759 (2021-12-21)

Anuncio de adjudicación de contrato (2022-04-13)
Objeto
Alcance de la contratación
Valor total de la contratación: 20 000 000 EUR 💰
Metadatos del anuncio
Tipo de documento: Anuncio de adjudicación de contrato

Procedimiento
Tipo de oferta: No procede

Autoridad contratante
Identidad
Dirección postal: Avenida de Europa, 4

Referencia
Fechas
Fecha de envío: 2022-04-13 📅
Fecha de publicación: 2022-04-25 📅
Identificadores
Número de anuncio: 2022/S 080-214091
Se refiere al anuncio: 2021/S 255-672759
Número del DO-S: 80
Información complementaria
Dette udbud anvender multiple rammeaftaler efter kaskadesystemet.

Objeto
Alcance de la contratación
Breve descripción:

Kontrahenten, der vælges til logistisk støtte til arrangementer, skal have kapacitet til at opfylde Kontorets behov, hvad angår støtte til tilrettelæggelse og koordinering af arrangementer i kontorets lokaler og på enhver lokalitet i verden. Begivenhederne (som defineret i afsnit 4 i bilag II — Tekniske specifikationer) kan være med fysisk fremmøde, virtuelle (online) eller en kombination af de to (hybride). Derudover skal den eksterne tjenesteyder være i stand til at etablere og forvalte et netværk af partnere/underkontrahenter, der kan levere en komplet aktivitetspakke til alle anledninger. Vedkommende vil desuden skulle arbejde sammen med en række tjenester, der allerede står til kontorets rådighed, såsom rejsebureauet, reprografi, rengøring, vedligeholdelses- og sikkerhedstjenester, der i øjeblikket anvendes i tilrettelæggelsen af arrangementer, som forklaret i afsnit 5.7 i bilag II — Tekniske specifikationer.

• levering af tolketjenester

• levering af rengøringstjenester

Procedimiento
Criterios de adjudicación
Criterio de calidad (nombre): Som angivet i udbudsmaterialet
Criterio de calidad (ponderación): 70
Precio (ponderación): 30

Adjudicación del contrato
Fecha de celebración del contrato: 2022-04-12 📅
Nombre: Pomilio Blumm Srl
Número de registro nacional: PE-83649
Dirección postal: Via Venezia 4
Ciudad postal: Pescara
Código postal: 65121
País: Italia 🇮🇹
Pescara 🏙️
Valor total de la contratación: 20 000 000 EUR 💰
Fecha de celebración del contrato: 2022-04-13 📅
Nombre: Esatur XXI S.L.
Número de registro nacional: B53874145
Dirección postal: Calle Arzobispo Loaces 3
Ciudad postal: Alicante
Código postal: 03003
País: España 🇪🇸
Alicante/Alacant 🏙️
Nombre: Meddiaproduxxion S.L.U.
Número de registro nacional: B60188752
Dirección postal: Avenida Diagonal 177
Ciudad postal: Barcelona
Código postal: 08018
País: Barcelona 🏙️
Información sobre licitaciones
Número de ofertas recibidas: 4
Fuente: OJS 2022/S 080-214091 (2022-04-13)

Nuevas adquisiciones en categorías afines 🆕

Servicios a empresas: legislación, mercadotecnia, asesoría, selección de personal, imprenta y seguridad (>20 nuevas adquisiciones)

Servicios comerciales diversos y otros servicios conexos (>20)

Servicios de organización de exposiciones, ferias y congresos (>20)

Servicios de eventos (18)

Servicios de organización de eventos culturales (9)