AMT-2024-0017: Contratación del servicio de evolución, mantenimiento y soporte técnico especializado de diversos sistemas de soporte a procesos internos de coordinación y gestión

Breve descripción

Es objeto de esta contratación el servicio de evolución, tanto tecnológica como funcional, mantenimiento y soporte técnico especializado de diversos sistemas de soporte a procesos internos de gestión y coordinación:

a. Los sistemas de carácter transversal para la gestión de ámbitos de gabinetes y operativa interna: Gestión de Gabinetes, controles de acceso y solicitudes de parque móvil.

b. Los sistemas de carácter transversal para el funcionamiento de la coordinación entre gabinetes y órganos de gobierno: Sistema de gestión de Comisión y Consejo y Sistema de Relaciones Parlamentarias.

Texto

El expediente incluye la evolución, mantenimiento y soporte técnico de 5 sistemas:
• Los sistemas de carácter transversal para el funcionamiento de la coordinación entre gabinetes y órganos de gobierno: Sistema de Relaciones Parlamentarias y Sistema de gestión de Comisión y Consejo.
• Los sistemas de carácter transversal para la gestión de ámbitos de gabinetes y operativa interna: Gestión de Gabinetes, Controles de acceso y Solicitudes de parque móvil.
Uno de los sistemas incluidos en este expediente y el Sistema de información de gestión de las relaciones con el Parlamento de Galicia (Sistema de Relaciones Parlamentarias - PREPAR), utilizado en la Dirección General de Relaciones Parlamentarias de la Consellería de Presidencia, Justicia y Deporte.
Dicho sistema gestiona el flujo de trabajo que va desde el Parlamento de Galicia al Gobierno gallego y viceversa, así como el proceso de gestión de la documentación asociada a las iniciativas. Estas iniciativas se pueden dividir en cuanto a su propósito y naturaleza en preguntas, interpelaciones, mociones, proyectos de ley, proposiciones de ley, proposiciones no de ley, petición de datos, solicitudes de comparecencias y sesiones. PREPAR funciona como punto de comunicación entre las dos instituciones, gestionando, organizando y canalizando a informaciones y documentación de las iniciativas. Y por lo tanto un sistema crítico para el funcionamiento del Gobierno gallego y Parlamento de Galicia.
La Dirección General de Relaciones Parlamentarias trasladó a Amtega los problemas que está teniendo en el desempeño de su actividad por las deficiencias de funcionamiento del sistema ante el incremento del volumen de iniciativas anuales gestionadas, muy superior las existentes cuando se diseñó inicialmente. Este incremento de volumen obligó la Dirección General de la reorganizar sus procesos de trabajo y a necesitar una gestión ágil en el acceso y seguimiento de las iniciativas.
Se identifican actualmente varios problemas que afectan directamente a la seguridad, disponibilidad y escalabilidad del funcionamiento del sistema, y que es necesario resolver:
Los cambios más relevantes la abordar se resumen en los siguientes aspectos:
• Reingeniería del proceso de comunicación con el Parlamento para garantizar la comunicación segura, la disponibilidad y escalabilidad del proceso independientemente del número de iniciativas a comunicar. Actualmente diseñado como un proceso monolítico que tiene dependencias de terceros sistemas (registro electrónico, firma, centro de descargas y fundamentalmente del software del Parlamento de Galicia), y que no es capaz de gestionar de forma adecuada las comunicaciones actuales, generando graves problemas operativos para garantizar el cumplimiento de plazos establecidos en la gestión de iniciativas. Y necesario rediseñar el sistema de manera tal que permita una ejecución para la comunicación de múltiples asuntos y con monitorización por parte de las personas usuarias para garantizar así la seguridad en la ejecución del proceso, la disponibilidad y escalibilidad del mismo.
• Necesidad de garantizar disponibilidad y escalabilidad del acceso eficiente a las iniciativas y documentación asociada, que no es operativa en el sistema actual por el volumen de iniciativas gestionadas:
- Incorporación de la clasificación documental, categorización de temáticas, indexación de contenidos que permitan una busca eficiente de las iniciativas y de la documentación asociada. Así como cambiar el modo de explotación de la información, obtención de indicadores, etc... hasta ahora basado en informes estáticos que ya no dan respuesta a las demandas de información que recibe la dirección general o que necesita para su propia gestión.
Para abordar estas adaptaciones que garanticen la seguridad en el funcionamiento del sistema, y la disponibilidad y escalabilidad del funcionamiento ante incrementos de iniciativas tramitadas y necesario abordar el cambio de la base tecnológica sobre a que está desarrollado en dos aspectos fundamentalmente:
• Adaptación de los versiones del software de base sobre los que está construido el sistema. Son versiones antiguas que ya no corresponde con las vigentes en las políticas corporativas, y afectan al rendimiento y criterios de seguridad adecuados para el funcionamiento del sistema. Y necesario abordar la migración de weblogic 12 la 14, migración de Java8 la Java11, actualización del gestor de base de datos pasando de informix 12 la informix 14, y revisión del framework basado en struts2 sin soporte oficial desde 2023.
• La incorporación de la tecnología necesaria para la indexación de contenidos documentales y gestión gestión eficiente de datos, documentos y metadatos. Para lo eres se integrará en la base tecnológica Elasticsearch, un motor de busca y motor de búsqueda y análisis distribuido de código abierto basado en Apache Lucene, que permite almacenar, buscar y analizar grandes volúmenes de datos en tiempo real, y ya en uso en otros sistemas corporativos como motor de busca.
De no abordar esta evolución el Sistema de Relaciones Parlamentarias - PREPAR dejará de ser operativo generando una grave situación en el funcionamiento ordinario de las relaciones entre la Xunta y el Parlamento.
Por los motivos mencionados anteriormente considerara necesario abordar la modificación de este expediente para abordar los trabajos que permitan garantizar la disponibilidad, seguridad y escalabilidad del Sistema de Relaciones Parlamentarias – PREPAR, y su funcionamiento adecuado en la D.X. de Relaciones Parlamentarias.