Prestación del servicio de catalogación, documentación y registro de obras de arte

Fundación Artium de Álava

1.- Objetivo
Es objetivo de este pliego es determinar las especificaciones necesarias, en cuyo marco, el adjudicatario del concurso deberá proporcionar el servicio de documentación, catalogación y registro de las obras de arte de Artium, Centro-Museo Vasco de Arte Contemporáneo.
2.- Alcance
El adjudicatario deberá aportar un servicio de calidad, fundamentado en la profesionalidad del personal adscrito al servicio.
3.- Desarrollo del servicio
La empresa adjudicataria debe garantizar la prestación del servicio de documentación, catalogación y registro de las obras de arte de Artium, Centro-Museo Vasco de Arte Contemporáneo a través de personal especializado en dichas tareas.
La citada actividad se centra básicamente en la catalogación de los fondos artísticos de Artium y documentación de los mismos así como en el registro de obras de arte, tanto de los fondos de Artium como de las obras de arte de las exposiciones temporales. Esto incluye las siguientes tareas:
— Realización de la primera ficha catalográfica y primeras imágenes provisionales de las obras de arte.
— Recopilación de documentación sobre artistas y obras de arte.
— Ordenación del archivo documental de los fondos permanentes y control de ubicaciones de las obras de arte.
— Registro de entrada y salida de obras de arte y de los movimientos internos en el Museo, y administración de la documentación que esto genere.
— Mantenimiento de la aplicación informática de gestión de las obras de arte y exposiciones.
— Mantenimiento del inventario fotográfico y del archivo fotográfico de obras de arte.
— Mantenimiento de las diversas bases de datos existentes en relación a los fondos artísticos de Artium (de contactos, de artistas, de galerías, de museos y centros). Generación de listados, formularios, hojas de préstamo u otros informes similares.
— Otras tareas análogas en relación a la catalogación, la documentación y el registro de obras de arte
3.- Equipo de trabajo
3.1. El número de horas anuales contratadas para la prestación de servicio será de 3.242 horas.
3.2. El equipo de trabajo de la empresa adjudicataria estará formado por personal con titulación superior en Historia del Arte, Bellas Artes o Humanidades, experiencia en catalogación de obras de arte y conocimientos específicos de arte contemporáneo en sus diversas terminologías, descriptivas, estilísticas y procedimentales.
El adjudicatario deberá sustituir todas las ausencias que se produzcan entre el personal que presta el servicio, salvo las inferiores a tres días de duración. Las sustituciones deberán efectuarse por personal de iguales características que el sustituido.
Horarios de prestación del servicio: El horario de trabajo se acordará entre el adjudicatario y la Fundación atendiendo a las necesidades de los trabajos a realizar y la necesaria coordinación de los mismos.
3.3. Todo el personal dependiente del adjudicatario deberá cumplir los requisitos de identificación, uniformidad y generales exigidos por los servicios de seguridad de Artium y de su reglamento interno. El trabajador deberá llevar uniforme y/o distintivo (placa, tarjeta identificativa) que le identifique como trabajador de la empresa adjudicataria.
3.4. Artium pondrá a disposición de la empresa adjudicataria de los equipos informáticos necesarios para la prestación del servicio. No obstante el coste de reposición de los mismos, en su caso, correrá a cargo de la empresa adjudicataria. De la misma manera, y, en su caso, el coste externo de su mantenimiento (31 EUR / equipo y mes) correrá a cargo de la empresa adjudicataria.
4.- Dirección técnica del trabajo
La dirección técnica del trabajo corresponderá en exclusiva a la empresa adjudicataria, atendiendo a las demandas de servicio fijadas por Artium.
El adjudicatario contará con un representante o coordinador del servicio, que será el responsable máximo del servicio objeto de contratación y que actuará como interlocutor válido ante la Fundación.
El coordinador del servicio del adjudicatario estará disponible de forma inmediata, y supervisará el correcto funcionamiento del servicio y el seguimiento y coordinación de la ejecución del contrato.
5.- Presentación de la oferta
En el sobre denominado con la letra «C» se deberá incluir una memoria lo más amplia posible que contendrá una descripción completa de la forma en que se desarrollará el trabajo y en la que se detallarán en todo caso los siguientes puntos:
a) Metodología de trabajo
b) Equipo de trabajo, formación y experiencia profesional del personal adscrito a la prestación del servicio.
c) Programa y organización del trabajo.
d) Experiencia de la empresa y de las personas que se adscribirían al servicio en trabajos similares.
e) Mejoras propuestas sobre las condiciones mínimas incluidas en el pliego de condiciones, si las hubiera.
f) Otra información que se considere de interés en relación a los criterios de valoración
6.- Obligaciones del adjudicatario
6.1 Al cumplimiento de las disposiciones vigentes en materia laboral, de seguridad social y en su caso de seguridad y salud laboral así como de las que se promulguen durante la ejecución del mismo. Además, el contratista asume expresamente el cumplimiento de las normas generales de seguridad y salud establecidas por la Fundación Artium de Álava. El incumplimiento de estas obligaciones por parte del adjudicatario, o la infracción de las disposiciones sobre seguridad por parte del personal técnico designado por él, no implicarán responsabilidad alguna para la Fundación.
6.2 El adjudicatario, en particular, deberá disponer de un plan de seguridad y salud laboral para la realización del servicio, suscrito por técnico competente.
6.3 En el desarrollo de los trabajos objeto del contrato es responsabilidad del adjudicatario atenerse a toda la normativa de obligado cumplimiento y a la buena práctica que en cada momento sea aplicable a la actividad que ejecuta, tanto en sus aspectos técnicos como administrativos, tributarios, mercantiles, de prevención de riesgos laborales, etc. Por ello, deberá a su cargo realizar los cursos de formación necesarios entre su personal para mantener actualizados sus conocimientos en estas materias.
6.4 El adjudicatario además de velar por el mantenimiento y limpieza de los equipos, máquinas, instalaciones u obra civil que utilice habitualmente deberá prestar su colaboración a Artium en todas aquellas actuaciones que especifique el plan de emergencia del mismo, respecto a simulacros y situaciones reales de incendios, evacuaciones, catástrofes.
7.-Funciones y programa del servicio a realizar
7.1.- Aspectos generales.
El contrato se realizará con estricta sujeción al programa de trabajos presentado, a lo especificado en el pliego de condiciones jurídico-económicas, a este pliego y programa presentado por el licitador.
Artium podrá establecer una normativa relativa al control de los trabajos realizados responsabilizándose el adjudicatario de que los trabajadores a su cargo cumplan con dicha normativa.
La realización de trabajos y gastos extraordinarios o no previstos deberá ser autorizada previamente por Artium. En caso de no producirse esta autorización previa, Artium declina toda responsabilidad respecto al abono de los mismos.
7.2.- Fundamentos operativos.
El adjudicatario y Artium definirán los fundamentos operativos que han de ser tenidos en cuenta para llevar a cabo este contrato objeto de esta contratación. Éstos han de ser basados en procedimientos preventivos, correctivos y de gestión de probada eficacia para obtener los objetivos de calidad aprobados por Artium.
Se establece como necesario el principio de mejora continua, por lo que a lo largo de la implantación del servicio y su desarrollo operativo se comprobará la idoneidad de los fundamentos por los responsables de Artium, para perfeccionarlos si fuese necesario, modificando conjuntamente con el adjudicatario criterios, frecuencias o carácter de las operaciones a realizar, sistemática y metodología o cualquier otro aspecto que contribuya al mejor funcionamiento de los sistemas y a la optimización de la explotación del servicio prestado.
7.3.- Coordinación
En razón de los objetivos a conseguir en cuanto a mantener las prestaciones demandadas por Artium, se considera necesaria la permanente y estrecha colaboración entre el adjudicatario y Artium.
Al objeto de coordinar las relaciones que con motivo del desarrollo de los trabajos previstos en esta contratación se tienen necesariamente que establecer entre Artium y el adjudicatario, Artium designará un interlocutor permanente para el seguimiento de este contrato y la evaluación del mismo, así como para solucionar las incidencias que se produzcan y procurar conseguir la eficiencia y la excelencia en el desarrollo de los trabajos.
A estos efectos el interlocutor del adjudicatario será el coordinador de los trabajos en el Centro-Museo y será designado por la empresa adjudicataria, tal y como se indica en el punto 4 de este pliego de condiciones.
Aunque usualmente la transmisión de demandas, instrucciones e información se realizará verbalmente, se establecerán por escrito aquéllas que por ser de especial relevancia o responsabilidad deban quedar documentadas y fechados su acuse de recibo.
7.4.- Ejecución de los trabajos y evaluación anual.
La empresa adjudicataria entregará al interlocutor designado por Artium, con carácter anual, resumen de incidencias producidas en el servicio, observaciones del personal de servicio que supongan una mejora del mismo. En aquellos casos en los que la incidencia producida sea de notoria importancia será comunicada a la mayor brevedad posible, entregando inmediatamente parte de la incidencia elaborado por el personal de servicio según el modelo acordado.

El plazo para la recepción de ofertas era de 2015-04-03. La contratación se publicó en 2015-02-19.

Los siguientes proveedores se mencionan en decisiones de adjudicación u otros documentos de contratación:

• • Kubira Gestión Cultural, S.C.

• • Fundación Artium de Álava

• • Servicios de museos y de preservación de lugares y edificios históricos › Servicios de museos

• • País Vasco › Araba/Álava